Bauplan inkl. eines Modell des zu bauenden Hauses.

Zweckmäßige Vorbereitungen für wirksames Nachtrags- und Claim Management

Die Erfahrungen aus der Baupraxis zeigen immer wieder, dass professionelles Claim- und Nachtragsmanagement erst durch die umfassende Vorbereitung der notwendigen Rahmenbedingungen erfolgreich umgesetzt werden kannHäufig führen unvollständige bzw. fehlende Absprachen und Prozesse odeunzureichende Dokumentationen zu strittigen Sachverhalten, die nicht zu komplett gerechtfertigten Nachträgen und Claims führen könnenDer folgende Artikel beleuchtet die beispielhaften Vorbereitungen für professionelles Claim- und Nachtragsmanagement als Grundlage erfolgreicher Bauvorhaben. 

5 Tipps zur zweckmäßigen Vorbereitung von wirksamen Claim- und Nachtragsmanagement

1. Der Bauwerkvertrag ist eines der wichtigsten Dokumente im Rahmen eines Bauprojekts. Nach ihm richten sich Rechte und Pflichten der Vertragsparteien. Für erfolgreiches Nachtragsmanagement sollten im Bauvertrag die Leistungspflichten des Auftragnehmers ebenso geregelt sein wie die Rechtsfolgen bei LeistungsstörungenSelbstverständlich sollten auch die Gegenleistungen, wie die Vergütung, die Bereitstellung des Grundstücks und andere Bereitstellungs– und Koordinierungspflichten des Auftraggebers geregelt werden. 

2. Eine sinnvolle Ergänzung zum Bauvertrag sind die sog. Zusatzvereinbarungen. Hierdurch können die Rahmenbedingungen für projektspezifische Verträge optimiert werden. So können darin beispielsweise allgemeingültige Vereinbarungen zu Nachtragsforderungen, zur Abnahme oder zu Vertragsstrafen geregelt werden, um strittige Situationen zu antizipieren und aufkommende Komplikationen effizient lösen zu können. Häufig auftretende Auslegungsfragen wie Regelungen bei Streiks, Bränden, Pandemien oder sonstigen Angelegenheiten der Höheren Gewalt (Force Majeure) können hierbei berücksichtigt werden. Die sich daraus ergebenden gemeinschaftlich abgestimmten Rahmenbedingungen können in der Baupraxis zur erfolgreichen Realisierung der Bauvorhaben beitragen. 

3. Die abgestimmte und unmissverständliche Definition des Bau-Solls wird durch eine ausführliche Leistungsbeschreibung inkl. Leistungsverzeichnis realisiert. Im Hinblick auf das Nachtragsmanagement wird hierbei die realistische und engmaschige Terminplanung in vielen Fällen unterschätzt

Eine oberflächliche Terminplanung, beispielsweise ohne 

  • die Festlegung der Methodik und deren Anwendungen, 
  • ausreichend sinnvolle Zwischentermine zur Kontrolle der Leistungen, 
  • die Einbeziehung von anfallenden Planungsaktivitäten und den zu erwartenden Genehmigungszeiten und -auflagen oder 
  • die Offenlegung der Zusammenhänge der Beschaffung insbesondere im Fall von „long lead items,

hrt in der Baupraxis häufig dazu, dass der Auftraggeber nur in seltenen Fällen frühzeitig intervenieren kann, um drohende Verzögerungen und daraus resultierende Schäden zu minimierenUm kosten- und zeitintensive Claims der nachfolgenden Auftragnehmer zu vermeiden, ist die ganzheitliche Abstimmung der Terminplanung inkl. Zwischenterminen für alle Vertragsparteien erfolgsbestimmend. 

4. Für eine effiziente Bearbeitung von Nachträgen und Claims ist die sog. Urkalkulation und eine dazugehörige Zusammenfassung bzw. ein Zuschlagkalkulationsblatt aus kalkulatorischer Sicht unerlässlichSo können anfallende Leistungsänderungen ohne zeitintensive Verhandlungen abgewickelt werden und der planmäßige Fortschritt des Projekts durch die Vermeidung von Verzögerungen inkl. der dazugehörigen Schäden langfristig sichergestellt werden.  

5. Außerdem sollte den Protokollen der Vergabegespräche, sowohl vertraglicher als auch technischer Artein besonderer Stellenwert beigemessen werden. Diese können bei Missverständnissen zur schnellen Lösungsfindung beitragen und sind die Grundlage einer schlüssigen Argumentation für die Vertragsparteien. 


Zwei Personen prüfen aktuelle Nachträge von der Baustelle (Claim Management).

Was verbirgt sich hinter Claim- und Nachtragsmanagement in der Baupraxis?

Aufgrund langjähriger Projekterfahrung im Claim Management wissen wir, dass die folgenden Begriffe in der Baupraxis widersprüchlich oder gar falsch verwendet werden. In Anbetracht der Tatsache, dass die relevanten Begrifflichkeiten sogar in der Fachliteratur oftmals sehr unterschiedlich definiert und teilweise kontrovers diskutiert werden, ist das jedoch keine Überraschung.

Um Missverständnisse im Kontext unserer Leistungen zu vermeiden und unser Verständnis vom Claim-, Nachtrags- und Anti-Claim Management zu verdeutlichen, werden wir die Begriffe im folgenden Artikel entsprechend unserem Verständnis erläutern, gegeneinander abgrenzen und Ihnen eine Kurzfassung der Definitionen zum Download bereitstellen.

Was verstehen wir bei Primestone Consulting unter einem Nachtrag bzw. Nachtragsmanagement?

Im Zusammenhang mit dem Nachtragsmanagement stellt sich zunächst die Frage nach der Interpretation des Begriffes „Nachtrag“. Wer im BGB oder der VOB/B nach der entsprechenden Definition sucht – der wird schnell feststellen, dass der Begriff im Gesetz nicht verwendet wird. Ein Nachtrag ist eine in der Baupraxis etablierte Bezeichnung und beschreibt die nachträgliche Geltendmachung von Vergütungsanpassungen oder mögliche Ansprüche auf Bauzeitenanpassungen durch den Auftragnehmer. Ein solcher Anspruch entsteht, wenn nach dem Vertragsabschluss eine eingetretene und vom Auftragnehmer unverschuldete Tatsache eine Veränderung des Bau-Solls zur Folge hat. So kann z. B. die nachträgliche Änderung der Leistungsbeschreibung – etwa eine Änderung des Materials – durch den Bauherren zu Nachträgen führen.

Auch wenn ein Nachtrag folgerichtig nur vom Auftragnehmer gestellt werden kann, betrachten wir bei Primestone Consulting das Nachtragsmanagement (auch Nachforderungsmanagement) aus zwei unterschiedlichen Perspektiven.

1. Aus Sicht des Auftraggebers müssen beim Nachtragsmanagement eingehende Nachträge (oder Nachforderungen) auf vertragliche Grundlagen und technische sowie betriebswirtschaftliche Plausibilität geprüft und die relevanten Korrespondenzen dokumentiert werden. Anders gesagt verfolgen die Auftraggeber mit professionellem Nachtragsmanagement das Ziel, ausschließlich gerechtfertigte Nachträge zu vergüten.

2. Aus Sicht der Auftragnehmer umfasst das Nachtragsmanagement hingegen sowohl die fachliche, kalkulatorische und juristische Vorbereitung als auch die Durchsetzung der Nachträge, um die eigene Planung hinsichtlich der Bauvorhaben langfristig aufrechtzuerhalten.

Inwiefern unterscheiden sich ein Claim vom Nachtrag bzw. Claim Management vom Nachtragsmanagement?

Die potenzielle Forderung finanzieller, terminlicher oder sachlicher Art eines Vertragspartners wegen einer nachträglichen Veränderung des vertraglichen Bau-Solls ist zunächst die Voraussetzung für Claims bzw. Nachträge und daraus resultierendes Claim- bzw. Nachtragsmanagement. Die Begrifflichkeiten sind sinnverwandt und werden häufig als Synonyme verwendet. Aus unserer Sicht unterscheidet sich ein Claim grundsätzlich aus zwei Gründen von einem Nachtrag:

1. Claims sind vertragliche Forderungen die – entgegen einem Nachtrag ­– sowohl vom Auftraggeber als auch vom Auftragnehmer eingefordert werden können.

2. Bei einem Claim besteht grundsätzlich keine Einigkeit über den Grund und / oder die Höhe des Nachtrags. Beispielsweise führen unspezifische Leistungsbeschreibungen – etwa durch zu allgemeine Definitionen der Leistungen und / oder der Waren – zu Streitigkeiten hinsichtlich der Vergütung.

Diese Definitionen sollten Sie kennen

​Mit der kostenlosen Zusammenfassung der Definitionen im Kontext von Anti Claim-, Claim- und Nachtragsmanagement vermeiden Sie Missverständnisse in der Baupraxis.

Claim Management verfolgt vordergründig, genau wie Nachtragsmanagement, das Ziel, Abweichungen vom vertraglich vereinbarten Bau-Soll zu erkennen, eigene Ansprüche abzuleiten und durchzusetzen (Auftragnehmer) bzw. fremde Ansprüche abzuwehren (Auftraggeber). Im Unterschied zu einem bloßen Nachtrag enthält ein Claim aus unserer Sicht jedoch mindestens eine Eskalationsstufe aufgrund fehlender Einigkeit über den Grund und / oder die Höhe der Nachforderung. Um langjährige und kostenintensive Gerichtsverhandlungen zu vermeiden, zeigt das Claim Management durch Verhandlungen, Mediationen und außergerichtliche Lösungsfindungen effizientere Alternativen auf.

Wozu wird das Anti Claim Management eingesetzt?

Das Anti Claim Management beschäftigt sich grundsätzlich mit der frühzeitigen Identifikation von Risiken und Optimierungspotentialen der Bauprojekte und damit einhergehender Präventionen von Nachträgen bzw. Claims aus Sicht des Auftraggebers. Die Analyse und die entsprechende Optimierung der Ausschreibungsunterlagen hinsichtlich des Reifegrades, der technischen Machbarkeit, der Vollständigkeit und der Eindeutigkeit sind wesentliche Bestandteile zur Minimierung relevanter Risiken. Während Claim- und Nachtragsmanagement erst in der Bauphase ihre Anwendung finden, spielt sich das Anti Claim Management bereits vor und während der Ausschreibungsphase ab und begünstigt die Planungs- und Erwartungssicherheit für alle Beteiligten. Mit Anti Claim Management können Unklarheiten in der Leistungsbeschreibung – etwa durch mangelhafte Beschreibung der zu erbringenden Leistung – bereits vor dem Vertragsabschluss identifiziert und die Gefahr von Claims bzw. Nachträgen minimiert werden.